Các đơn vị muốn được cấp phép cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, họ cần phải đảm bảo các tiêu chí nghiêm ngặt theo Thông tư 68/2019/TT-BTC mới đây của Bộ Tài chính.

Các doanh nghiệp trước khi sử dụng dịch vụ cần xem xét đơn vị đó có đáp ứng được các điều kiện về tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử không.

Điều kiện về chủ thể

Các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phải có kinh nghiệm trong xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức. Tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện về chủ thể như sau:

• Hoạt động ít nhất 5 năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin
• Đã triển khai hệ thống và ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 đơn vị, tổ chức
• Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau

Điều kiện về tài chính

Đơn vị trung gian cung cấp hóa đơn điện tử phải có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng.

Số tiền 5 tỷ trên theo quy định để đảm bảo có thể giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình đơn vị cung cấp dịch vụ.

Điều kiện về nhân sự

• Có ít nhất 20 nhân viên kỹ thuật chuyên về lĩnh vực công nghệ thông tin với trình độ đại học. Trong đó có nhân viên với kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng và quản trị cơ sở dữ liệu
• Có nhân viên kỹ thuật có thể thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h/ngày và 7 ngày/tuần để hệ thống có thể duy trì hoạt động ổn định trong việc trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

Điều kiện về kỹ thuật

• Có hệ thống thiết bị kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính theo quy định tại mục d, Khoản 1 Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP
• Có hệ thống thiết bị kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km, sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố
• Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế đáp ứng yêu cầu tại mục d, Khoản 1, Điều 23 Thông tư 68/2019/TT-BTC

Quy định tại Thông tư 68 đã siết chặt hơn, giúp sàng lọc các đơn vị thiếu chất lượng và thu hẹp số lượng các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường.

Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Để có thể lựa chọn được một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chất lượng và uy tín cần phải có những tiêu chí chuẩn để chiếu theo. Chính vì vậy, ALT đưa ra bộ tiêu chí cho doanh nghiệp trước khi lựa chọn. Quý doanh nghiệp thể tham khảo và kiểm nghiệm tính hợp lý trong đó.

05 tiêu chí đánh giá một phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng cùng một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín như sau:

• Tiêu chí 01: Phần mềm dễ sử dụng

Phần mềm hóa đơn dễ sử dụng sẽ khiến các kế toán viên dễ dàng hơn trong việc tiếp cận và bắt đầu với một hình thức hóa đơn mới.

Một phần mềm hóa đơn dễ sử dụng cần phải có giao diện thân thiện, tích hợp đầy đủ ngôn ngữ chuyên ngành hoặc sát nhất với chuyên ngành, đáp ứng thị hiếu người dùng. Nhờ vậy các kế toán viên sẽ có thể đơn giản hóa các công việc một cách dễ dàng.

• Tiêu chí 02: Phần mềm phải đáp ứng được mọi nghiệp vụ hóa đơn

Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt cần phải được tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ hóa đơn để có thể thực hiện chuẩn xác các yêu cầu về lập – xuất – chỉnh sửa hay hủy bỏ hóa đơn.

• Tiêu chí 03: Có nền tảng công nghệ đạt chuẩn, có tính ổn định và bảo mật cao

Mọi thứ đều sẽ vô nghĩa đối với các phần mềm không có tính bảo mật cao, dễ mất cắp dữ liệu.

Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt cần phải đảm bảo tính an toàn và toàn vẹn thông tin cho các hóa đơn trong đó. Chính vì vậy mà tính bảo mật là điều cần phải xem xét kỹ khi tìm hiểu về các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay.

Bên cạnh đó, tính ổn định khi sử dụng cũng là điều cần ưu tiên. Không ai muốn sử dụng một phần mềm lúc được lúc không.

• Tiêu chí 04: Phần mềm có giá thành hợp lý

Giá thành là một trong những quan tâm hàng đầu khi lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử. Tuy vậy, việc lựa chọn đơn vị có giá quá rẻ tiềm ẩn nhiều rủi ro mà nó mang lại như sản phẩm kém chất lượng, dịch vụ chăm sóc khách hàng quá tệ…

Chính vì vậy, hãy đánh giá chất lượng của các sản phẩm trước và lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm tương xứng với giá trị của nó.

• Tiêu chí 5: Dịch vụ hỗ trợ sau cung cấp

Đây mới là tiêu chí cốt lõi sau cùng đánh giá nên một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử như thế nào. Phần mềm dù tốt thế nào nhưng không có hướng dẫn sử dụng, không tận tình trong hướng dẫn khách hàng sử dụng thì cũng không hẳn đáng để sử dụng.

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không ít các bạn làm kế toán sẽ vướng vào những rắc rối và gặp khó khăn trong việc thao tác. Và khi đó, với sự hỗ trợ kịp thời và tận tình từ nhà cung cấp, các bạn sẽ dễ dàng và nhanh chóng giải quyết triệt để được những khó khăn đó.

Trên đây là 5 tiêu chí bạn cần ghi nhớ trước khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử. Hy vọng, với những tiêu chí nêu trên bạn có thể lựa chọn được một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín và phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng.